Ilustrasi | Pixabay.com

Haitek -  Mengerjakan pendokumentasian nilai mahasiswa termasuk pekerjaan yang terbilang cukup rumit dan membutuhkan ketelitian khusus, terlebih jika mahasiswa dalam satu prodi atau institusi mencapai ratusan bahkan ribuan orang. Hal tersebut tentu membutuhkan waktu yang cukup lama jika dikerjakan secara manual. Sebenarnya ada beberapa sistem yang bisa digunakan untuk memanajemen nilai yaitu  menggunakan sistem akademik. Namun pada satu kasus ada institusi yang belum memiliki cukup dana besar untuk membeli sistem akademik sehingga mengharuskan petugas admin, guru atau dosen mengerjakan secara manual menggunakan aplikasi Microsoft Excel. 

Nah pertanyaannya bagaimana cara membuatnya ? Berikut langkah-langkah yang bisa dikerjakan yaitu sebagai berikut : 

Mempersiapkan Microsoft Excel 

Versi Microsoft Excel yang bisa digunakan adalah semua jenis versi namun sangat direkomendasikan menggunakan Microsoft Excel di atas 2010 karena sudah tersedia fitur pencarian data pada filter kolom sehingga akan memudahkan pencarian data dengan kategori tertentu menggunakan fitur pencarian di filter. 

Buat kolom seperti pada gambar di bawah ini atau sesuaikan dengan kebutuhan : 

Menggunakan Rumus Excel 

Untuk penggunaan rumus sebenarnya  disesuaikan dengan kebutuhan untuk pengolahan data. Namun jika mengacu kepada tabel di atas maka prediksi rumus  yang dapat kita gunakan adalah sebagai berikut : 
  1. Rumus VLOOKUP digunakan untuk mengisi kolom NIM atau Nilai UTS dan UAS secara otomatis sehingga pada saat pengisian nilai meminimalisir tertukar dalam penginputan. 
  2. Rumus SUM digunakan untuk melakukan penjumlahan total nilai pada kolom Nilai Absolut 
  3. Rumus IF bertingkat digunakan untuk mengaktegorikan nilai indeks prestasi berdasarkan Nilai Absolut yang diperoleh untuk mengisi pada kolom Nilai Mutu dan Huruf Mutu

Penempatan Rumus pada Kolom 

Untuk memudahkan dan efisiensi pekerjaan, ada baiknya semua kolom kecuali item penilaian kita gunakan rumus untuk penginputan. Adapun penempatan rumus sebagai berikut : 

Kolom Nama Lengkap 

Jika penginputan nilai merupakan gabungan antara beberapa waktu nilai, maka sebaiknya untuk pengisian nama bisa dibuat dalam bentuk dropdown. Contoh seperti pada gambar di bawah ini : 

Cara membuatnya adalah sebagai berikut : 

Drag dulu kolom yang akan diberikan data validasi namun jangan lupa untuk membuat master data di Sheet yang lain

Pilih Menu Data --> Data Validation
Pada menu pop up, pilih Allow dari Any Value ke List

Pada Kolom Source, Klik Master Data yang ingin digunakan lalu Pilih Kolom yang Ingin Ditambahkan

Untuk Kolom NIM kita menggunakan rumus VLOOKUP seperti contoh pada gambar di bawah ini : 

Untuk kolom nilai diinput secara manual atau menggunakan rumus VLOOKUP. Sementara pada kolom nilai absolut dapat digunakan rumus SUM dan dilengkapi dengan pengkali persentase. Contoh sebagai berikut : 

Untuk kolom nilai mutu dan huruf mutu kita menggunakan rumus IF bertingkat seperti pada gambar di bawah ini : 

Oke. demikian tutorial di atas. Lebih lengkapnya dapat melihat video di bawah ini : 

Link file juga dapat dilihat pada link berikut KLIK DI SINI